e-Mail – Cégeknek is!

Posted by PTS on júl 31, 2008 in Informatika | 0 comments

Sok cég esetében olyan egyszerű, de mégis kritikus hibákba futnak be, aminek az elkerülése nem lenne nehéz, de az információs háttér és tapasztalat hiánya annál inkább akadályozza, hogy elfogadhat, módon használják a cégek a könnyed információcserére szolgáló címeiket.

Az első legtöbbször előforduló hiba mikor is a névjegykártyánkon, avagy a Weblapunkon egy ingyenes mail szolgáltató Domain végződése van. Tipikusan ez alatt azt értem, hogy ne legyen a @ utáni rész mögött se freemail.hu, gmail.com és főleg cikis végződések. Azon felül, hogy egy kicsit komolytalanná teszik a tulajdonosát az ügyfelek is úgy álnak hozzá, hogy ez milyen cég ahol még saját Domain névre sem telik.

Holott akár évi pár ezer fontos díjon vásárolhatunk magunknak cégnév elnevezésű Domain címet, avagy sok tárhely szolgáltató kínál csomagjai mellé e-Mail elérhetőségeket is. Mindössze tényleg nagyon alacsony díjakon elérhető már ez a szolgáltatás.

A második legtöbbször előforduló hiba mikor értelmetlen elnevezéseket kapnak a céges e-Mail címek első részei. Gondolok ezalatt arra, hogy ne egyszerűen egy becenevet írjuk a @ előtti részbe hanem a teljes nevünket, hogy az ügyfelek tudják kitől kapták és kinek küldik levelüket. Ezért is egyszerű és mégis nagyszerű megoldás és nagyon sok nagycég által használt vezeteknek.keresztnev@domainod.hu avagy keresztnev.vezeteknev@domainod.hu címnek megfelelően nézzenek ki a levélcímek.

A harmadik legtöbbször problémát okozó nyaralni mentünk, de épp nem adtunk meg saját elérésű levélcímet melyen a fontos ügyekben kereső ügyfelek elérhetnének minket. Erre a legegyszerűbb mód egy Automatikus válaszlevél mely a küldőt figyelmezteti, hogy mondjuk 2008.Augusztus 1.-től 2008. Augusztus 15.-én nem vagyunk itthon vagy épp külföldön tartózkodunk.

Máris tudni fogják ügyfeleink, hogy okkal nem válaszolunk nekik azonnal megkeresésükre máris ők is nyugodtabbak. Azonban ez nem elég hisz rengeteg lehetőség van és ilyenkor, úgymond ha nagyon fontos, akkor hívj, az alábbi számon Automatikus üzeneten kívül irányítsuk át a levelet a saját magunk által használt levélcímünkre így sokkal valószínűbb, hogy előbb szemünk elé kerül egy megkeresés. Ezután a céges levélcímünkről azonnal válaszolhatunk.

A legkellemetlenebb eset pedig rendre az, amikor mindössze egyetlen egy e-Mail cím található weboldalunkon. Ezzel azon felül, hogy az érdeklődőnek fogalma sincs, hogy kinek ír azt a benyomást is erősíti benne, hogy biztos valami egyszerű ügyfélszolgálatos fogja megkapni a levelet és esetenként a vezetők elérése esélytelen. Ez a legrosszabb mikor nem tudjuk, kinek küldjük és a válaszban is csak a választ adó kezelő neve található, de ha több kezelő van a cégnél, akkor máris probléma, ha még egy kérdésünk van hisz a lehetősége megvan, hogy nem is az kapja a második levelet, aki az elsőre válaszolt.